от 30.12.2013 №2596-р

Об обеспечении сохранности документов в администрации города  

В соответствии с Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации", Инструкцией по делопроизводству в администрации города, утвержденной постановлением администрации города от 01.09.2009 №1187, в целях совершенствования организации работы   с документами в администрации города и ее структурных подразделениях, а также в связи с изменениями в структуре администрации города:

1. Утвердить:

- делопроизводственные индексы главы администрации города, первого заместителя главы администрации города, заместителей главы администрации города, управляющего делами администрации города согласно приложению 1;

- делопроизводственные индексы структурных подразделений администрации города согласно приложению 2;

- Положение об экспертной комиссии структурного подразделения администрации города согласно приложению 3.

2. Определить ответственными:

- за составление сводной номенклатуры дел администрации города управление делами администрации города;

- за составление сводных описей дел постоянного хранения и по личному составу архивный отдел администрации города.  

3. Руководителям структурных подразделений администрации города назначить из числа специалистов структурных подразделений администрации города лиц, ответственных за составление номенклатуры дел и описей дел, формирование и оформление дел в соответствии с утвержденной номенклатурой дел, обеспечение сохранности дел, передачу дел постоянного хранения в архивный отдел администрации города, уничтожение дел, сроки хранения  которых истекли, организацию сохранности архивных документов на стадии текущего делопроизводства и оперативного хранения, и в срок до 31.01.2014 представить сведения о назначении указанных лиц в управление делами администрации города, архивный отдел администрации города.

4. Руководителям структурных подразделений администрации города, включенных в качестве самостоятельных фондообразователей в список организаций – источников комплектования архивного отдела администрации города, утвержденный распоряжением администрации города, утвердить составы экспертных комиссий структурных подразделений администрации города и в срок до 31.01.2014 представить информацию о составах экспертных комиссий в архивный отдел администрации города.

5. Руководителям структурных подразделений администрации города, не включенных в список организаций - источников комплектования архивного отдела администрации города (за исключением управления записи актов гражданского состояния администрации города), представлять номенклатуры дел, описи дел постоянного хранения и по личному составу, акты о выделении к уничтожению документов, сроки  хранения которых истекли, выносить вопросы о проведении экспертизы ценности документов, об установлении, изменении сроков хранения документов, образующихся в их деятельности, на рассмотрение постоянно действующей экспертной комиссии администрации города.

6. Архивному отделу администрации города (Т.В. Халиуллина):

- оказывать методическую помощь структурным подразделениям администрации города в проведении работы по описанию документов постоянного хранения и по личному составу и передаче дел постоянного хранения в архивный отдел администрации города;

- осуществлять учет переданных документов в соответствии с требованиями государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации;

- проводить в соответствии с утвержденными планами работы отдела проверки состояния делопроизводства и обеспечения сохранности документов в структурных подразделениях администрации города.

7. Распоряжение вступает в силу с 01.01.2014.

8. Контроль за выполнением распоряжения возложить на управляющего делами администрации города Т.В. Воронову.

Глава администрации города                                                                   А.А. Бадина