от 10.08.2016 №1212-р

О внесении изменений в приложение к распоряжению администрации города от 25.07.2014 №1318-р "Об использовании системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города" (с изменениями от 16.04.2015 №530-р)

В целях приведения регламента работ в системе электронного документооборота и делопроизводства в администрации города в соответствие с постановлением администрации города от 11.01.2016 №1 "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в администрации города Нижневартовска" внести изменения в приложение к распоряжению администрации города от 25.07.2014 №1318-р "Об использовании системы электронного документооборота и делопроизводства в администрации города" (с изменениями от 16.04.2015 №530-р):

- в пункте 2.3:

подпункт 2.3.1 дополнить абзацами следующего содержания:

"- заполнение поля "Тема документа" РКК соответствующим значением;

- указание в поле "Тип документа по его назначению" РКК значения ("организационно-распорядительный" или "нормативно-правовой") в зависимости от характера ОРД.";

подпункт 2.3.4 дополнить абзацем следующего содержания:

"- указание в прикрепленном ЭЛЕКТРОННОМ ОБРАЗЕ ДОКУМЕНТА номера и даты документа, присвоенных СЭДД.";

- подпункт 2.5.1 пункта 2.5 дополнить абзацем следующего содержания:

"- заполнение поля "Особые отметки" РКК значением "Только в электронном виде" в случае направления РКК адресату только с помощью СЭДД.";

- дополнить пунктом 2.11 следующего содержания:

"2.11. Работа с распоряжениями и приказами руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, а также их проектами.

2.11.1. Создание РКК проектов распоряжений и приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города (далее - проекты ОРД руководителя) выполняется ИСПОЛНИТЕЛЕМ, подготовившим документ, в базе "ОРД" и включает:

- создание РКК;

- заполнение полей РКК, соответствующих реквизитам документа;

- указание в поле "Особые отметки" РКК необходимости размещения проекта ОРД руководителя в сети Интернет (на официальном сайте органов местного самоуправления города Нижневартовска);

- заполнение поля "Тема документа" РКК соответствующим значением;

- указание в поле "Тип документа по его назначению" РКК значения ("организационно-распорядительный" или "нормативно-правовой") в зависимости от характера ОРД руководителя;

- заполнение поля "Список рассылки" РКК для формирования списка РУКОВОДИТЕЛЕЙ и организаций, заинтересованных в получении данного документа после регистрации (для распоряжений и приказов руководителей отраслевых (функциональных) органов администрации города, носящих нормативный характер, дополнительно указываются управление по информационной политике администрации города и управление делами администрации города);

- указание связи в РКК между создаваемым проектом ОРД руководителя и ОРД руководителя, зарегистрированными в СЭДД (связь указывается с документами, отменяемыми или изменяемыми проектом ОРД руководителя);

- заполнение поля "Содержание" РКК ЭЛЕКТРОННЫМ ОБРАЗОМ ДОКУМЕНТА;

- направление РКК проекта ОРД руководителя, прошедшего процесс согласования, на подпись руководителю соответствующего отраслевого (функционального) органа администрации города.

2.11.2. Проведение процесса согласования РКК проекта ОРД руководителя выполняется ИСПОЛНИТЕЛЕМ (при наличии бумажного носителя листа согласования проекта ОРД руководителя лицо, начавшее процесс согласования в СЭДД, должно быть указано на бумажном листе согласования проекта ОРД руководителя в поле "оператор в СЭДД"), подготовившим проект ОРД руководителя, до подписания документа и включает:

- указание в списке согласующих лиц листа согласования заинтересованных лиц, указанных в проекте ОРД руководителя;

- установление параметров согласования: срока согласования, типа согласования, времени хранения листа согласования;

- ведение процесса согласования до получения всех виз лиц, указанных в листе согласования;

- приведение РКК проекта ОРД руководителя по окончании процесса согласования в соответствие с замечаниями согласующих лиц, указанными в листе согласования.

2.11.3. Визирование в листах согласования, а также при необходимости проведение дополнительного процесса согласования с курируемыми ПОДРАЗДЕЛЕНИЯМИ по РКК проекта ОРД руководителя производят участвующие в процессе согласования лица.

2.11.4. Определение необходимости проведения процесса согласования проекта ОРД руководителя выполняется руководителем отраслевого (функционального) органа администрации города.

2.11.5. Регистрация проектов ОРД руководителя выполняется ДЕЛОПРОИЗВОДИТЕЛЕМ отраслевого (функционального) органа администрации города в базе "ОРД" и включает:

- проверку реквизитов, связей и прикрепленного ЭЛЕКТРОННОГО ОБРАЗА ДОКУМЕНТА в поле "Содержание" РКК, созданной ИСПОЛНИТЕЛЕМ;

- завершение оформления прикрепленного в поле "Содержание" РКК ЭЛЕКТРОННОГО ОБРАЗА ДОКУМЕНТА (при необходимости корректировки текста, добавления бланка);

- установку отметки в поле "статус" в регистрируемой РКК проекта ОРД руководителя и связанных с ним зарегистрированных ОРД ("действующий", "изменен", "отменен", "утратил силу");

- помещение в поле "Содержание" РКК ЭЛЕКТРОННОГО ОБРАЗА ДОКУМЕНТА (обязательно помещается документ в виде текстового файла, при наличии помещается отсканированный документ с подписью и печатью);

- присвоение номера РКК;

- указание в прикрепленном ЭЛЕКТРОННОМ ОБРАЗЕ ДОКУМЕНТА номера и даты документа, присвоенных СЭДД.

2.11.6. Подписание РКК проекта ОРД руководителя в СЭДД выполняет руководитель отраслевого (функционального) органа администрации города (ЗАМЕЩАЮЩИЙ).

2.11.7. Контроль исполнения ОРД руководителя выполняется РУКОВОДИТЕЛЕМ (ЗАМЕЩАЮЩИМ) и включает:

- создание поручений по зарегистрированной РКК ОРД руководителя;

- определение срока исполнения поручений;

- постановку на контроль и снятие с контроля ИСПОЛНИТЕЛЕЙ.

2.11.8. Исполнение поручений в СЭДД производится ИСПОЛНИТЕЛЯМИ и включает:

- создание нижестоящих поручений;

- создание отчетов об исполнении;

- создание РКК ответных документов.".

Глава администрации города                                                                    А.А. Бадина