Постановление Администрации города Нижневартовска от 22.05.2017 N 762
(ред. от 14.03.2023)
"О Регламенте управления проектом"	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 20.06.2023

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА

ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 22 мая 2017 г. N 762

О РЕГЛАМЕНТЕ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

		Список изменяющих документов
(в ред. постановлений Администрации города Нижневартовска
от 18.01.2019 N 26, от 14.03.2023 N 202)		

В целях внедрения системы проектного управления в администрации города Нижневартовска:
1. Утвердить Регламент управления проектом согласно приложению.
2. Управлению по информационной политике администрации города (С.В. Селиванова) обеспечить официальное опубликование постановления.
3. Постановление вступает в силу после его официального опубликования.

Глава города
В.В.ТИХОНОВ

Приложение
к постановлению
администрации города
от 22.05.2017 N 762

РЕГЛАМЕНТ
УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

		Список изменяющих документов
(в ред. постановлений Администрации города Нижневартовска
от 18.01.2019 N 26, от 14.03.2023 N 202)		

I. Общие положения

1.1. Настоящий Регламент устанавливает последовательность и сроки выполнения действий по управлению проектом, определяет ответственных за их выполнение.
1.2. Настоящий Регламент разработан в соответствии с Положением о системе управления проектной деятельностью администрации города Нижневартовска, утвержденным распоряжением администрации города от 29.11.2016 N 1783-р (далее - Положение), а также с учетом Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 54869-2011 "Проектный менеджмент. Требования к управлению проектом".
1.3. Требования настоящего Регламента распространяются на все проекты, реализуемые администрацией города Нижневартовска (далее - администрации города), и являются обязательными для соблюдения всеми лицами, участвующими в управлении проектной деятельностью администрации города в соответствии с Положением (далее - участники проектной деятельности).
1.4. Термины, применяемые в настоящем Регламенте, соответствуют терминам, применяемым в Положении.
В настоящем Регламенте также применяются следующие термины:
- временной резерв - промежуток времени, на который возможно задержать начало или окончание работы без нарушения срока достижения контрольных точек проекта;
- заинтересованная сторона проекта - лицо или организация, чьи интересы могут быть затронуты в ходе реализации проекта;
- иерархическая структура продукта проекта - рабочий документ по проекту, в котором продукт проекта представлен в структурированном виде посредством декомпозиции на отдельные элементы;
- иерархическая структура работ проекта - рабочий документ по проекту, в котором набор работ, необходимых для получения продукта проекта, представлен в структурированном виде посредством их декомпозиции. Работы могут объединяться в этапы (подэтапы) работ;
- критический путь - минимально необходимое время, в течение которого может быть выполнен весь набор работ по проекту. Состоит из работ, временной резерв которых равен нулю. Задержка работы, лежащей на критическом пути, увеличивает время реализации проекта;
- заинтересованная общественность - Общественный совет по вопросам инвестиционной и проектной деятельности (далее - общественный совет), осуществляющий общественную оценку и сопровождение проектной деятельности администрации города в соответствии с положением, утвержденным правовым актом главы города;
- рабочий документ по проекту - документ, подготавливаемый в дополнение к управленческим документам по проекту в целях обеспечения полноты и качества подготовки проекта;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- расписание проекта - плановые даты выполнения работ и контрольных точек проекта;
- первичные данные по проекту - информация об исполнении проекта, в том числе о статусе работ, контрольных точках, рисках проекта, а также поручений и открытых вопросов по проекту, на основании которой формируются статус-отчеты по проектам и (или) осуществляется принятие управленческих решений.
(абзац введен постановлением Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)

II. Порядок подготовки проекта
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска
от 14.03.2023 N 202)

2.1. После запуска проекта на основании утвержденной проектной инициативы руководитель проекта приступает к подготовке проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.2. В соответствии с Положением на стадии подготовки определяется набор работ, выполнение которых позволит получить продукт проекта и обеспечить достижение цели проекта, а также распределяются выделенные ресурсы между работами проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.3. Для подготовки проекта выполняются следующие действия:
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- определяется содержание проекта;
- разрабатывается расписание проекта;
- планируются ресурсы на выполнение проекта.
2.4. Для документирования результатов подготовки готовятся следующие управленческие документы по проекту:
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- паспорт проекта;
- календарный план.
2.5. Завершением стадии подготовки проекта является утверждение паспорта проекта и календарного плана.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.6. Руководитель проекта осуществляет подготовку проекта совместно с группой подготовки проекта, а после утверждения паспорта проекта - совместно с командой проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.7. Руководитель проекта:
- с целью информирования о ходе и порядке подготовки проекта организовывает совещания группы подготовки проекта, команды проекта, участие в которых для указанных лиц является обязательным;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- дает группе подготовки проекта, команде проекта (за исключением членов управляющего комитета) обязательные для исполнения поручения;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- запрашивает у исполнительных органов автономного округа, структурных подразделений администрации города, иных организаций и лиц информацию и документы, необходимые для управления проектом.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.8. В целях определения содержания проекта:
- уточняется цель проекта, формулируются критерии успеха проекта;
- определяется перечень заинтересованных сторон проекта;
- осуществляется сбор требований к продукту проекта;
- описывается продукт проекта и уточняются требования, которым должен соответствовать продукт проекта;
- на основании требований к продукту проекта составляется иерархическая структура продукта проекта, а также список требований к каждому из элементов продукта проекта;
- исходя из иерархической структуры продукта проекта составляется иерархическая структура работ проекта. При ее составлении определяется набор работ, выполнение которых позволит получить все элементы продукта проекта.
2.9. В целях разработки расписания проекта:
- определяются логические и (или) технологические взаимосвязи между работами, которые позволят построить последовательность выполнения работ проекта;
- определяются длительности работ, которые суммируются в общую длительность проекта. При этом должна быть дана оценка продолжительности выполнения каждой работы с учетом планируемого объема выделения ресурсов;
- определяются работы, лежащие на критическом пути, которые требуют наибольшего контроля со стороны руководителя проекта.
2.10. В целях планирования ресурсов на выполнение проекта определяются ресурсы, необходимые для выполнения запланированного состава работ, в том числе:
- расходы на реализацию проекта;
- состав команды проекта.
Расходы на реализацию проекта планируются исходя из требуемого объема расходов на реализацию проекта (определяется на этапе инициирования проекта) в разрезе как утвержденных, так и запланированных источников финансирования (федеральный бюджет, бюджет субъекта, бюджет муниципального образования, внебюджетные средства и иные средства) по каждому году реализации проекта.
Состав команды проекта определяется:
- применительно к куратору проекта, заказчику проекта, руководителю проекта - на основании согласованной проектной инициативы;
- применительно к иным участникам команды проекта, в том числе к исполнителям, - на основании информации о запланированном наборе работ с учетом компетенций, необходимых для их выполнения.
Если проект имеет несколько направлений по реализации, затрагивает несколько отраслей, по решению руководителя проекта в команде проекта создаются рабочие группы.
Руководитель проекта осуществляет оценку трудозатрат, необходимых для выполнения работ, в целях определения процента загрузки рабочего времени, отводимого каждому из участников команды проекта на участие в проекте.
Процент загрузки участника команды проекта определяется с учетом содержания, сложности и масштаба проекта, а также количества запланированных мероприятий и работ, в которых участник команды проекта принимает непосредственное участие.
Под процентом загрузки в проекте понимается соотношение количества времени, предполагаемого на выполнение задач в проекте, к общему количеству времени, предполагаемому на выполнение всех обязанностей в рамках профессиональной служебной деятельности участника команды проекта, равному 100%.
В отношении отдельных проектных ролей процент загрузки устанавливается исходя из следующего:
- для куратора проекта процент загрузки не должен превышать 10%;
- для руководителя проекта процент загрузки не должен превышать 30%;
- для администратора проекта процент загрузки не должен превышать 50%;
- для исполнителя проекта процент загрузки не должен превышать 60%.
В случае если участник команды проекта является участником более одного проекта, суммарный процент загрузки по всем проектам не может превышать 80%.
Процент загрузки участника команды проекта фиксируется в паспорте проекта и при необходимости актуализируется руководителем проекта исходя из фактической загрузки участника команды проекта в проекте не позднее последнего рабочего дня календарного квартала с учетом требований, установленных настоящим пунктом.
Для определения исполнителей, включаемых в состав команды проекта, руководитель проекта направляет выступающим в качестве представителей нанимателя (работодателя) руководителям исполнительных органов автономного округа, органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа и их структурных подразделений, руководителям иных органов и организаций, иным лицам (далее - представители нанимателя (работодатель)) запросы на выделение работников для участия в проекте.
На основании утвержденного паспорта проекта представитель нанимателя (работодатель) обеспечивает принятие необходимых распорядительных документов о назначении своих работников на проектные роли в команде проекта.
В отношении должностных лиц и муниципальных служащих, представителем нанимателя для которых является глава города Нижневартовска (далее - глава города), работников муниципальных учреждений города, назначенных на проектные роли решением Проектного комитета администрации города (далее - проектный комитет) и руководителем проекта, принятие распорядительных документов не требуется.
(п. 2.10 в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.11. На основании информации о доступности, объеме выделяемых ресурсов уточняется длительность и последовательность работ.
2.12. При выполнении действий, указанных в пунктах 2.8 - 2.11 настоящего раздела, в целях обеспечения полноты и качества подготовки группа подготовки проекта заполняет рабочие документы по проекту. На подготовку рабочих документов по проекту отводится восемнадцать рабочих дней со дня принятия решения о запуске проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.13. На основании сведений, полученных по результатам выполнения действий, указанных в пунктах 2.8 - 2.12 настоящего раздела, руководитель проекта совместно с группой подготовки проекта готовит паспорт проекта, обеспечивает его согласование и утверждение в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.14. На подготовку, согласование и утверждение паспорта проекта отводится двадцать рабочих дней со дня принятия решения о запуске проекта (если иной срок не установлен в документе, содержащем решение о запуске проекта).
2.15. После утверждения паспорта проекта руководитель проекта совместно с командой проекта готовит календарный план, обеспечивает его согласование и утверждение в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.
При подготовке календарного плана уточняется иерархическая структура работ проекта, составленная при подготовке паспорта проекта, источники финансирования работ, составляется график финансирования работ.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
В календарном плане проекта предусматриваются контрольные точки, фиксирующие утверждение запланированных источников финансирования, а также контрольные точки, фиксирующие исполнение графика финансирования проекта.
(абзац введен постановлением Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
2.16. На подготовку, согласование и утверждение календарного плана отводится двадцать рабочих дней со дня утверждения паспорта проекта (если иной срок не установлен в документе, содержащем решение о запуске проекта).
2.17. Руководитель проекта является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию паспорта проекта и календарного плана, а также за согласование и утверждение указанных управленческих документов по проекту.
2.18. Руководитель проекта обеспечивает актуальность паспорта проекта и календарного плана. Указанные документы не должны содержать устаревшей информации, просроченных работ, контрольных точек.
2.19. Изменения в утвержденные паспорт проекта и календарный план вносятся на основании запроса на изменение в проекте в соответствии с разделом V настоящего Регламента.

III. Порядок реализации проекта

3.1. После утверждения паспорта проекта и календарного плана руководитель проекта совместно с командой проекта приступают к реализации проекта.
3.2. В соответствии с Положением на стадии реализации проекта выполняются предусмотренные календарным планом работы проекта для получения продукта проекта и обеспечения достижения целей проекта.
3.3. При реализации проекта выполняются следующие действия:
- организация выполнения работ;
- контроль выполнения работ, исполнения графика финансирования проекта и оценка достаточности финансового обеспечения проекта;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- приемка продукта проекта и (или) элементов продукта проекта.
3.4. Для документирования информации о текущем состоянии проекта готовятся статус-отчеты по проекту.
Статус-отчеты по проекту готовятся ежемесячно, если на стадии подготовки проекта руководителем проекта по согласованию с проектным офисом и управляющим комитетом не определена иная периодичность подготовки статус-отчета по проекту.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
3.5. Завершением стадии реализации проекта является приемка продукта проекта, его элементов.
3.6. В целях организации выполнения работ:
3.6.1. Руководитель проекта дает обязательные для исполнения поручения участникам команды проекта, ставит задачи по выполнению работ участникам команды проекта, связанные с организацией проектной деятельности, координирует их действия. Для этого проводятся стартовое совещание и регулярные совещания команды проекта, организуется взаимодействие участников команды проекта посредством письменных и устных коммуникаций.
Стартовое совещание команды проекта проводится в течение пяти рабочих дней со дня утверждения календарного плана. Руководитель проекта или администратор проекта уведомляют муниципальный проектный офис о дате, времени и месте проведения стартового совещания.
На стартовом совещании руководитель проекта информирует участников команды проекта об общем порядке реализации проекта, их задачах, ответственности и функциях, порядке осуществления коммуникаций внутри команды проекта, сроках подготовки отчетности по проекту.
Регулярные совещания команды проекта проводятся для обсуждения проблем, принятия решений внутри команды проекта, информирования участников команды проекта о текущем состоянии проекта, решениях, принятых в отношении проекта управляющим комитетом или проектным комитетом. Регулярные совещания команды проекта могут проводиться на основании предложений управляющего комитета или муниципального проектного офиса.
При подготовке и проведении совещаний команды проекта следует руководствоваться методическими рекомендациями по организации коммуникаций участников проектной деятельности исполнительных органов автономного округа, утвержденными Департаментом проектного управления Ханты-Мансийского автономного округа - Югры.
Регулярные совещания проводятся в формате заседаний управляющего комитета, комитета по управлению портфелем проектов.
Председателем совещания является куратор проекта либо куратор портфеля проектов, секретарем совещания является администратор проекта либо администратор портфеля проектов. В случае временного отсутствия председателя совещания и (или) секретаря совещания их полномочия и обязанности выполняют лица, замещающие их в установленном порядке (в том числе в соответствии с управленческими документами по проекту).
Совещание проводится на основании повестки, утвержденной председателем совещания, а также при обязательном наличии проекта протокола, содержащего решения по всем вопросам повестки.
Материалы к совещанию направляются администратором проекта либо администратором портфеля проектов всем участникам совещания, в том числе в муниципальный проектный офис, не позднее чем за один рабочий день до запланированной даты его проведения.
На совещаниях рассматриваются в обязательном порядке следующие вопросы:
- о выявленных нарушениях сроков и качества выполнения мероприятий и работ при реализации проектов, принятии исчерпывающих мер по устранению нарушений и дальнейшему их предотвращению;
- о статусе достижения контрольных точек, отражаемых в ежемесячных статус-отчетах, и причинах фактических и прогнозируемых отклонений от плановых сроков достижения контрольных точек;
- о наличии рисков, которые могут оказать прямое или косвенное влияние на полноту или своевременность достижения целей, выполнения мероприятий, а также на срок реализации проектов;
- о решениях, позволяющих обеспечить достижение целей, мероприятий, контрольных точек и соблюдение сроков реализации проектов, минимизировав или исключив влияние выявленных рисков;
- об исполнении графика финансирования проекта и оценке достаточности финансового обеспечения проекта (информация о соответствии фактически произведенных расходов запланированным расходам, требующимся для завершения в полном объеме всех работ по проекту; подтверждение наличия утвержденных источников финансирования таких расходов).
Управляющий комитет и комитет по управлению портфелем проектов вправе принимать решения только при наличии кворума, который составляет не менее половины членов управляющего комитета или комитета по управлению портфелем проектов. При равенстве голосов голос председателя совещания является решающим.
При заочном заседании решения принимаются путем сбора опросных листов и считаются согласованными при наличии кворума.
Протокол совещания подписывается председателем совещания и секретарем совещания и направляется участникам совещания, в том числе в муниципальный проектный офис, в течение двух рабочих дней после проведения совещания.
Если проблема не решена командой проекта и (или) решение такой проблемы выходит за рамки полномочий руководителя проекта, то руководитель проекта по согласованию с куратором проекта в течение двух рабочих дней после проведения совещания обращается в муниципальный проектный офис для совместной работы по ее разрешению. При этом муниципальный проектный офис рассматривает вопрос о возможности передачи проблемы на рассмотрение на ближайшем заседании проектного комитета.
(пп. 3.6.1 в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
3.6.2. Администратор проекта осуществляет подготовку и организацию совещаний, документирование поручений, информирование участников команды проекта по всем необходимым вопросам, организует документооборот, осуществляет ведение архива проекта в порядке, утвержденном правовым актом главы города, обеспечивает внесение актуальной информации по проекту в информационную систему управления проектной деятельностью исполнительных органов автономного округа (далее - ИСУП).
(в ред. постановлений Администрации города Нижневартовска от 18.01.2019 N 26, от 14.03.2023 N 202)
3.6.3. Исполнители обеспечивают выполнение работ и поручений, по которым они являются ответственными, качественно и в сроки, указанные в календарном плане либо установленные руководителем проекта, в обязательном порядке принимают участие в совещаниях, организуемых руководителем проекта.
3.7. В целях контроля выполнения работ, исполнения графика финансирования проекта и оценки достаточности финансового обеспечения проекта:
3.7.1. Исполнители, иные участники проекта обязаны представлять администратору проекта первичные данные по проекту, в том числе информацию о выполнении поручений и работ, достижении контрольных точек (о фактических и прогнозных сроках выполнения, степени завершения работ, об отклонениях фактических показателей от запланированных и их причинах) по факту их выполнения либо наступления плановой даты их выполнения в срок не позднее одного рабочего дня, следующего за днем выполнения работы, поручения, достижения контрольной точки, о проблемах, рисках, открытых вопросах - по мере их возникновения либо обновления сведений о них.
Первичные данные по проекту представляются посредством внесения информации в ИСУП. В случае невозможности внесения информации в ИСУП первичные данные по проекту представляются иными способами: посредством электронной почты, муниципальной информационной системы электронного документооборота администрации города Нижневартовска (далее - МИС ЭД) или на бумажном носителе. Исполнители, иные участники проекта несут персональную ответственность за соответствие представленных первичных данных предъявляемым к ним требованиям, а также за своевременность их представления (в том числе внесения в ИСУП).
3.7.2. Администратор проекта осуществляет проверку первичных данных по проекту, их анализ, в том числе отмечает достижение контрольных точек и исполнение поручений. На основании представленных исполнителями первичных данных осуществляет подготовку статус-отчета по проекту, размещает его в ИСУП и направляет руководителю проекта или направляет руководителю на бумажном носителе. Администратор проекта вправе дополнительно запрашивать у исполнителей информацию и материалы, необходимые для подготовки статус-отчета по проекту. Администратор проекта является ответственным за своевременность и качество подготовки статус-отчета по проекту.
3.7.3. Руководитель проекта осуществляет постоянный мониторинг выполнения работ, исполнения графика финансирования проекта и оценку достаточности финансового обеспечения проекта для соблюдения запланированных параметров реализации проекта, зафиксированных в управленческих документах по проекту, в том числе сроков реализации проекта.
Руководитель проекта рассматривает статус-отчет по проекту, анализирует информацию о фактическом выполнении работ и достижении контрольных точек, в том числе фиксирующих исполнение графика финансирования проекта, об исполнении поручений, о проблемах, рисках, возникших в проекте. При наличии прогнозируемых и (или) возникших отклонений выявляет причины их возникновения, оценивает их влияние на проект, принимает решение о корректирующих методах воздействия.
В качестве корректирующих методов воздействия руководитель проекта может перераспределить ресурсы между работами, организовать выполнение нескольких работ одновременно, перенести часть наименее важных для завершения этапа работ на более поздние сроки, использовать дополнительные методы мотивации исполнителей работ и (или) внести изменения в управленческие документы в порядке, установленном разделом V настоящего Регламента.
Руководитель проекта фиксирует в статус-отчете по проекту информацию о принятом решении, о корректирующих методах воздействия, а также о связанных с данным решением изменениях сроков выполнения работ.
В срок не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, руководитель проекта согласовывает статус-отчет по проекту и направляет его:
- в случае, если проект не входит в состав портфеля проектов, - в муниципальный проектный офис;
- в случае, если проект входит в состав портфеля проектов, - главному администратору портфеля проектов. После согласования главным администратором портфеля проектов статус-отчет по проекту направляется руководителю портфеля проектов с последующим направлением в муниципальный проектный офис.
После согласования муниципальным проектным офисом статус-отчет по проекту в срок не позднее пятого рабочего дня месяца, следующего за отчетным, утверждается куратором проекта в МИС ЭД или в ИСУП.
3.7.4. Администратор проекта в течение пяти рабочих дней со дня утверждения куратором проекта статус-отчета по проекту обеспечивает его направление в управляющий комитет (за исключением куратора проекта), общественный совет, муниципальный проектный офис. Администратор проекта является ответственным за соблюдение срока направления статус-отчета по проекту указанным выше лицам.
3.7.5. Муниципальный проектный офис, комитет по управлению портфелем проектов, управляющий комитет, общественный совет на основании статус-отчета по проекту осуществляют контроль выполнения работ, достижения контрольных точек, поручений по проекту, на основании чего делают вывод о своевременности достижения промежуточных результатов проекта.
Управляющий комитет, общественный совет по результатам анализа статус-отчета по проекту направляют руководителю проекта замечания и (или) предложения по проекту в срок не позднее трех рабочих дней со дня поступления к ним такого статус-отчета.
В целях осуществления контроля выполнения работ, исполнения графика финансирования проекта и оценки достаточности финансового обеспечения проекта вопрос об исполнении графика финансирования проекта и оценки достаточности финансового обеспечения проекта ежемесячно рассматривается на заседаниях управляющего комитета.
Руководитель проекта представляет для рассмотрения на заседании управляющего комитета информацию о достаточности финансового обеспечения проекта на дату проведения такого заседания.
Информация, поступившая от общественного совета, членов управляющего комитета, подлежит направлению руководителем проекта в муниципальный проектный офис не позднее чем за семь рабочих дней до даты очередного заседания проектного комитета.
(п. 3.7 в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
3.8. В ходе реализации проекта муниципальный проектный офис осуществляет оценку участников проектной деятельности в целях принятия в отношении них кадровых решений, решений о применении мер стимулирующего характера в соответствии с Положением о системе мотивации участников проектной деятельности администрации города, утвержденным правовым актом главы города, а также направляет представителю нанимателя (работодателю) предложения о проведении служебных проверок по фактам недостижения участниками проектной деятельности контрольных точек, невыполнения мероприятий.
(в ред. постановлений Администрации города Нижневартовска от 18.01.2019 N 26, от 14.03.2023 N 202)
3.9. В случае получения продукта проекта и (или) элементов продукта проекта, а также в случае принятия решения о досрочном завершении проекта руководитель проекта организует приемку продукта проекта и (или) элементов продукта проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
В целях приемки продукта проекта и (или) элементов продукта проекта:
- руководитель проекта организует сбор и анализ документов, подтверждающих завершение работ по проекту и получение продукта проекта, элементов продукта проекта (например, протоколов приемо-сдаточных испытаний, актов приема-передачи результатов), а также проводит оценку соответствия полученного продукта проекта, элементов продукта проекта требованиям, содержащимся в паспорте проекта;
- руководитель проекта организует заседание управляющего комитета (с обязательным участием заказчика проекта), на котором осуществляется рассмотрение документов, подтверждающих завершение работ по проекту и получение продукта проекта, элементов продукта проекта, на основании чего осуществляется приемка продукта проекта и (или) элементов продукта проекта.
Результаты рассмотрения документов фиксируются в протоколе заседания управляющего комитета. К протоколу прикладываются все документы, на основании которых осуществлялась приемка продукта проекта, элементов продукта проекта.
Контрольная точка по приемке продукта проекта, элементов продукта проекта считается достигнутой в момент подписания протокола заседания управляющего комитета, зафиксировавшего их приемку. К статус-отчету по проекту, содержащему информацию о получении продукта проекта, элементов продукта проекта и направляемому в муниципальный проектный офис, главному администратору портфеля проектов, в управляющий комитет, должны быть приложены протоколы заседаний управляющего комитета, иные документы, подтверждающие осуществленную приемку.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
В случае если по итогам заседания управляющего комитета продукт проекта и (или) элементы продукта проекта не приняты по причине несоответствия требованиям, содержащимся в паспорте проекта, руководитель проекта обеспечивает устранение таких несоответствий в срок, установленный управляющим комитетом.

IV. Порядок завершения проекта
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска
от 14.03.2023 N 202)

4.1. После осуществления приемки продукта проекта руководитель проекта приступает к завершению проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.2. В соответствии с Положением на стадии завершения проекта подводятся итоги реализации проекта, осуществляется официальное завершение проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.3. Для завершения проекта выполняются следующие действия:
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- сбор и анализ информации об итогах проекта;
- рассмотрение итогов проекта и принятие решения о завершении проекта;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- подготовка архива проекта для последующего хранения.
4.4. На стадии завершения проекта оформляется управленческий документ по проекту - итоговый отчет по проекту.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
Для документирования решения о завершении проекта готовится заключение муниципального проектного офиса, а также протокол заседания проектного комитета.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.5. Окончанием стадии завершения проекта является принятие решения проектным комитетом о завершении проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.6. В целях подготовки информации об итогах проекта:
4.6.1. Руководитель проекта совместно с командой проекта в течение пяти рабочих дней со дня приемки продукта проекта:
- определяет степень достижения цели проекта, соответствия продукта проекта требованиям, зафиксированным в паспорте проекта;
- оценивает точность планирования работ и ресурсов, графика финансирования проекта, эффективность работы по управлению рисками, качество выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей и качество взаимодействия внутри команды проекта;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- формулирует извлеченные уроки.
4.6.2. С учетом информации, указанной в подпункте 4.6.1 пункта 4.6 настоящего раздела, администратор проекта под руководством руководителя проекта организует подготовку итогового отчета по проекту, его согласование с управляющим комитетом в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.
Итоговый отчет по проекту должен содержать:
- общую информацию о проекте (наименование проекта, шифр проекта, категория проекта);
- заключение руководителя проекта о степени достижения цели проекта (в том числе о соответствии продукта проекта требованиям, зафиксированным в паспорте проекта);
- оценку сроков реализации проекта (информация о плановой и фактической общей длительности проекта, плановой и фактической дате завершения проекта, величине и причинах отклонения);
- оценку соблюдения расходов на реализацию проекта (информация о плановой и фактической величине расходов на реализацию проекта, величине и причинах отклонения);
- оценку качества выполнения участниками команды проекта своих проектных ролей (в том числе оценку качества взаимодействия внутри команды проекта);
- оценку эффективности работы по управлению рисками;
- информацию об архиве проекта (в том числе дату подготовки архива проекта);
- извлеченные уроки (информация о проблемах, недостатках, особенностях, принятых решениях, полученных результатах от реализованных решений, а также рекомендации по реагированию в проектах будущих периодов).
Срок подготовки итогового отчета по проекту составляет десять рабочих дней со дня приемки продукта проекта. К итоговому отчету по проекту должны быть приложены протоколы заседаний управляющего комитета, содержащие сведения о приемке продукта проекта, элементов продукта проекта.
Руководитель проекта является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки, согласования и требований к содержанию итогового отчета по проекту.
(пп. 4.6.2 в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.7. В целях рассмотрения итогов проекта и принятия решения о завершении проекта:
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.7.1. После согласования с управляющим комитетом итоговый отчет по проекту передается на согласование муниципальному проектному офису.
Муниципальный проектный офис анализирует итоговые показатели по проекту (в том числе о соблюдении сроков, расходов на реализацию проекта), качество управления проектом, осуществляет согласование итогового отчета по проекту.
4.7.2. В случае согласования итогового отчета по проекту муниципальный проектный офис передает итоговый отчет по проекту в проектный комитет для рассмотрения вопроса о завершении проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
Проектный комитет по результатам рассмотрения итогового отчета по проекту принимает решение о завершении проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.7.3. В случае если при принятии решения о завершении проекта также принято решение о проведении постпроектного мониторинга общественно значимого эффекта от реализации проекта (далее - постпроектный мониторинг), проектный комитет назначает ответственного за постпроектный мониторинг, устанавливает срок подготовки и представления ответственным за постпроектный мониторинг плана постпроектного мониторинга.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.7.4. Результаты рассмотрения итогового отчета по проекту, вопроса о завершении проекта, необходимости проведения постпроектного мониторинга фиксируются в заключении муниципального проектного офиса, протоколе заседания проектного комитета.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.7.5. Руководитель проекта в течение пяти рабочих дней со дня принятия решения о завершении проекта информирует об этом команду проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.8. Принятие решения о завершении проекта означает освобождение участников команды проекта от выполнения проектных ролей.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
4.9. Подготовка архива проекта для последующего хранения осуществляется администратором проекта в порядке, утвержденном правовым актом главы города.

V. Управление изменениями

5.1. В случае если необходимо изменение параметров проекта, содержащихся в управленческих документах по проекту, в целях предотвращения отклонений фактических показателей от запланированных и заблаговременного информирования о возможных отклонениях лиц, которые согласовали управленческие документы по проекту и на которых могут повлиять возможные отклонения, а также в случаях приостановления работ или досрочного завершения проекта в управленческие документы по проекту должны быть внесены изменения.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
Необходимость изменения параметров проекта может быть вызвана внешними (политическими, экологическими, международными, технологическими) и (или) внутренними факторами (изменение требований к продукту проекта, отклонение фактических показателей от запланированных, в том числе в связи с допущенными нарушениями при выполнении работ, изменение параметров на уровне портфеля проектов, в который входит реализуемый проект).
5.2. К изменениям не относится исправление описок, опечаток, ошибок в управленческих документах по проекту.
5.3. Управление изменениями осуществляется непрерывно и выполняется на протяжении стадий жизненного цикла проекта: "Подготовка проекта", "Реализация проекта" и "Завершение проекта".
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
5.4. Для документирования изменений готовится запрос на изменение в проекте.
5.5. В целях управления изменениями:
5.5.1. Руководитель проекта организует внесение изменений в параметры проекта, содержащиеся в управленческих документах по проекту:
- по собственной инициативе;
- на основании поступившего проекта запроса на изменение в проекте от любого из участников команды проекта, содержащего обоснование необходимости внесения изменений;
- по поручению управляющего комитета;
- по поручению муниципального проектного офиса;
- по поручению проектного комитета.
5.5.2. По поручению руководителя проекта администратор проекта готовит запрос на изменение в проекте.
Срок подготовки запроса на изменение в проекте составляет семь рабочих дней. В случае поручения управляющего комитета, муниципального проектного офиса или проектного комитета о внесении изменений в управленческий документ по проекту срок подготовки запроса на изменение в проекте исчисляется со дня получения руководителем проекта соответствующего поручения. Подготовка, согласование и утверждение запроса на изменение в проекте осуществляется в соответствии с разделом VI настоящего Регламента.
Руководитель проекта является ответственным за соблюдение срока, порядка подготовки и требований к содержанию запроса на изменение в проекте, а также за его согласование и утверждение.
5.5.3. Администратор проекта в течение трех рабочих дней после утверждения запроса на изменение в проекте обязан внести соответствующие изменения в управленческие документы, а также в ИСУП.
(пп. 5.5.3 в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 18.01.2019 N 26)
5.6. Команда проекта продолжает реализацию проекта в соответствии с измененными управленческими документами по проекту, за исключением случаев, когда утверждено досрочное завершение проекта. В этом случае команда проекта переходит к выполнению действий стадии завершения проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)

VI. Требования к управлению документами по проекту

6.1. Документы по проекту включают в себя комплект управленческих и рабочих документов по проекту.
В структурированном виде документы по проекту представляют собой архив проекта.
6.2. К управленческим документам по проекту относятся:
- паспорт проекта;
- календарный план;
- статус-отчет по проекту;
- запрос на изменение в проекте;
- итоговый отчет по проекту.
6.3. К рабочим документам по проекту относятся:
- реестр заинтересованных сторон проекта;
- иерархическая структура продукта проекта;
- иерархическая структура работ проекта;
- график финансирования проекта.
(абзац введен постановлением Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
6.4. Управленческие и рабочие документы по проекту подготавливаются по формам и в соответствии с требованиями к их содержанию, утвержденными правовым актом главы города.
6.5. Паспорт проекта и календарный план должны быть:
6.5.1. Последовательно согласованы:
- с членами управляющего комитета (за исключением куратора проекта), которых планируется включить в команду проекта, в том числе в обязательном порядке с заказчиком проекта;
- с руководителями исполнительных органов автономного округа, органов местного самоуправления муниципальных образований автономного округа, руководителями иных органов и организаций, иными лицами, выступающими в качестве представителей нанимателя (работодателя) по отношению к лицам, которых планируется включить в команду проекта;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- с руководителями структурных подразделений администрации города, работники которых включены в команду проекта;
- с муниципальным проектным офисом;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- с экспертной группой (при ее наличии).
6.5.2. Утверждены куратором проекта.
6.6. Запрос на изменение в проекте должен быть:
6.6.1. Согласован с лицами, которые согласовали изменяемый управленческий документ по проекту и на которых могут повлиять возможные отклонения, в том числе с членами управляющего комитета (обязательно - с заказчиком проекта) и муниципальным проектным офисом.
6.6.2. Утвержден куратором проекта, за исключением запроса на изменение в проекте, подготовленного в связи с необходимостью приостановления работ по проекту.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
В случае подготовки запроса на изменение в проекте в связи с необходимостью приостановления работ по проекту запрос на изменение в проекте передается руководителем проекта на утверждение органу, принимавшему решение о запуске проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
В случае если решение о внесении изменений в параметры проекта приняты на основании поручений и указаний Президента Российской Федерации, которые содержатся в указах и распоряжениях Президента Российской Федерации, в директивах Президента Российской Федерации, а также оформляются в установленном порядке на бланках со словом "Поручение" или в виде резолюций, поручений Правительства Российской Федерации, поручений, содержащихся в актах и протоколах заседаний Правительства Российской Федерации, поручений Администрации Президента Российской Федерации, в том числе поручений, данных по итогам личных приемов граждан, проведенных по поручению Президента Российской Федерации, поручений федеральных министерств и ведомств, поручений полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Уральском федеральном округе, поручений, содержащихся в правовых актах Губернатора автономного округа и Правительства автономного округа, поручений, содержащихся в протоколах заседаний координационных и совещательных органов при Губернаторе автономного округа, Правительстве автономного округа, поручений (резолюций) Губернатора автономного округа, поручений (резолюций) заместителей Губернатора автономного округа, то данные изменения оформляются в виде запросов на изменение в проекте, при этом такие запросы на изменение в проекте не требуют согласования в порядке, предусмотренном подпунктом 6.6.1 пункта 6.6 настоящего раздела. Запрос на изменение в проекте считается утвержденным после согласования с муниципальным проектным офисом.
В случае если изменению подлежит состав команды проекта (за исключением лиц, входящих в состав управляющего комитета), то данные изменения оформляются в виде запросов на изменение в проекте, при этом такие запросы на изменение в проекте не требуют согласования в порядке, предусмотренном подпунктом 6.6.1 пункта 6.6 настоящего раздела. Запрос на изменение в проекте подлежит согласованию с руководителями лиц, чье участие в проекте планируется, и муниципальным проектным офисом. Запрос на изменение в проекте считается утвержденным после его согласования муниципальным проектным офисом.
В случае необходимости замены куратора и (или) руководителя проекта оформляется запрос на изменение в проекте, который подписывается действующим руководителем проекта и согласовывается с действующим куратором проекта, лицами, предлагаемыми в качестве куратора и (или) руководителя проекта, муниципальным проектным офисом. Указанные изменения утверждаются проектным комитетом.
6.7. Итоговый отчет по проекту должен быть согласован с членами управляющего комитета, в том числе в обязательном порядке с заказчиком проекта, а также с муниципальным проектным офисом.
На основании согласованного итогового отчета по проекту проектный комитет принимает решение о завершении проекта.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
6.8. Подготовка статус-отчета по проекту осуществляется в соответствии с пунктом 3.7 раздела III настоящего Регламента.
6.9. При рассмотрении управленческих документов по проекту согласующее лицо должно принять одно из следующих решений:
- согласовано (в случае полного согласия с содержанием документа);
- согласовано с замечаниями (в случае согласия с содержанием документа при условии внесения в него предлагаемых изменений);
- не согласовано (если, по мнению согласующего лица, требуется внесение значительных изменений в документ). В этом случае к документу должны быть приложены обоснованные замечания, а также предложения по их устранению.
6.10. На согласование управленческих документов по проекту (за исключением статус-отчета по проекту) лицам, осуществляющим согласование, отводится три рабочих дня со дня получения соответствующих документов.
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
В случае если в течение указанного срока согласующее лицо не сообщит сведения о принятом решении, управленческий документ по проекту считается согласованным данным согласующим лицом.
Правило, установленное абзацем вторым настоящего пункта, не применяется при согласовании управленческих документов по проекту муниципальным проектным офисом. На согласование управленческих документов по проекту муниципальному проектному офису отводится пять рабочих дней.
Завизированный согласующим лицом управленческий документ по проекту в МИС ЭД, на бумажном носителе или в ИСУП считается согласованным.
(абзац введен постановлением Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
6.11. При наличии замечаний к управленческому документу по проекту (за исключением статус-отчета по проекту) руководитель проекта обеспечивает их устранение, проведение согласительных процедур, повторное или дополнительное согласование указанного документа (в том числе по указанию муниципального проектного офиса в соответствии с направленными им замечаниями) в срок не позднее пяти рабочих дней со дня получения таких замечаний.
(п. 6.11 в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
6.12. Куратор проекта обязан в течение трех рабочих дней утвердить полученный документ (за исключением статус-отчета по проекту) или вернуть его руководителю проекта на доработку с указанием обоснованных замечаний, а также предложений по их устранению.
Сроки утверждения статус-отчета по проекту установлены подпунктом 3.7.3 пункта 3.7 раздела III настоящего Регламента.
Завизированный куратором управленческий документ по проекту в МИС ЭД или ИСУП считается утвержденным.
(п. 6.12 в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
6.13. Руководитель проекта обеспечивает ознакомление участников команды с управленческими документами по проекту в срок не позднее трех рабочих дней с даты их утверждения.
6.14. Руководитель проекта не позднее дня, следующего за днем окончания срока, установленного для подготовки, согласования и утверждения паспорта проекта, календарного плана, запроса на изменение в проекте, обязан представить копию соответствующего утвержденного документа в муниципальный проектный офис.
6.15. Обмен информацией и документами, в том числе при согласовании и утверждении управленческих документов по проекту, между участниками проектной деятельности, согласующими и иными лицами допускается:
- на бумажном носителе;
- посредством электронной связи, в том числе с использованием МИС ЭД, посредством направления по электронной почте; в ИСУП;
(в ред. постановления Администрации города Нижневартовска от 14.03.2023 N 202)
- посредством факсимильной связи.