Распоряжение Администрации города Нижневартовска от 30.03.2017 N 446-р
(ред. от 29.09.2023)
"О порядке ведения архива проекта участниками проектной деятельности администрации города и осуществления контроля за его ведением"	
Документ предоставлен КонсультантПлюс

www.consultant.ru

Дата сохранения: 18.10.2023

АДМИНИСТРАЦИЯ ГОРОДА НИЖНЕВАРТОВСКА

РАСПОРЯЖЕНИЕ
от 30 марта 2017 г. N 446-р

О ПОРЯДКЕ ВЕДЕНИЯ АРХИВА ПРОЕКТА УЧАСТНИКАМИ ПРОЕКТНОЙ
ДЕЯТЕЛЬНОСТИ АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ
ЗА ЕГО ВЕДЕНИЕМ

		Список изменяющих документов
(в ред. распоряжений Администрации города Нижневартовска
от 29.03.2019 N 308-р, от 29.09.2023 N 617-р)		

В целях внедрения системы проектного управления в администрации города Нижневартовска:
1. Утвердить порядок ведения архива проекта участниками проектной деятельности администрации города и осуществления контроля за его ведением согласно приложению.
2. Контроль за выполнением распоряжения возложить на заместителя главы города, директора департамента строительства администрации города В.П. Ситникова.
(п. 2 в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.03.2019 N 308-р)

Глава города
В.В.ТИХОНОВ

Приложение
к распоряжению администрации города
от 30.03.2017 N 446-р

ПОРЯДОК
ВЕДЕНИЯ АРХИВА ПРОЕКТА УЧАСТНИКАМИ ПРОЕКТНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ
АДМИНИСТРАЦИИ ГОРОДА И ОСУЩЕСТВЛЕНИЯ КОНТРОЛЯ
ЗА ЕГО ВЕДЕНИЕМ

		Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска
от 29.09.2023 N 617-р)		

I. Общие положения

1.1. Настоящий порядок разработан в соответствии с Положением о системе управления проектной деятельностью в администрации города Нижневартовска, утвержденным распоряжением администрации города от 29.11.2016 N 1783-р (далее - Положение), правовыми актами главы города в сфере управления проектной деятельностью и определяет структуру архива проекта, правила ведения архива проекта в электронном виде, а также процесс осуществления контроля за ведением архива проекта участниками проектной деятельности администрации города.
1.2. Термины, применяемые в настоящем порядке, употребляются в том же значении, что и в Положении.
1.3. Архив проекта - совокупность документов по проекту, имеющая заданную структуру.
1.4. Документы по проекту - совокупность управленческих и иных документов по проекту.
1.5. Основными функциями архива проекта являются обеспечение хранения документов по проекту, а также обеспечение возможности их оперативного поиска и получения.
1.6. Целью осуществления контроля за ведением архива проекта участниками проектной деятельности является поддержание в актуальном состоянии и обеспечение сохранности документов по проекту, обеспечение соблюдения требований к их содержанию и оформлению за счет проведения оценки правильности ведения архива проекта участниками проектной деятельности.

II. Структура архива проекта

2.1. Архив проекта ведется в бумажном и электронном виде. Архив проекта в бумажном виде ведется в соответствии с действующим законодательством Российской Федерации, архив проекта в электронном виде - на ресурсе совместного доступа структурных подразделений администрации города Нижневартовска "Архив муниципальных проектов" (далее - Сетевая папка).
(п. 2.1 в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
2.2. Архив проекта в электронном виде состоит из следующих разделов:
- "Инициирование" - раздел, включающий в себя документы по проекту, образующиеся на стадии инициирования проекта;
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
- "Подготовка" - раздел, включающий в себя документы по проекту, образующиеся на стадии подготовки проекта;
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
- "Реализация" - раздел, включающий в себя документы по проекту, образующиеся на стадии реализации, в том числе подразделы "Статус-отчеты по проекту", "Запросы на изменение в проекте";
- "Завершение" - раздел, включающий в себя документы по проекту, образующиеся на стадии завершения проекта;
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
- "Постпроект" - раздел, включающий в себя документы по проекту, образующиеся на постпроектной стадии;
- "Материалы и протоколы совещаний" - раздел, включающий в себя материалы, образующиеся по результатам проведения совещаний по проекту (управляющего комитета, команды проекта и иных совещаний), в том числе протоколы, повестки, иные документы;
- "Прочее" - раздел, включающий в себя официальную и неофициальную переписку по проекту (входящая, исходящая документация, служебные записки), договорную документацию, связанную с проектом (проекты договоров, договоры, соглашения, дополнительные соглашения и иные документы), нормативную и распорядительную документацию, относящуюся к проекту, и документы, которые исходя из содержания не могут быть включены в иные разделы архива проекта.
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
- Абзацы девятый - одиннадцатый утратили силу. - Распоряжение Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р.
2.3. Указанная структура применяется только к архиву проекта в электронном виде.
2.4. Перечень разделов является исчерпывающим и не подлежит дополнению или изменению.

III. Правила ведения архива проекта
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска
от 29.09.2023 N 617-р)

3.1. Архив проекта создается после завершения стадии инициирования проекта.
3.2. Документы по проекту, входящие в состав архива проекта, оформляются участниками проектной деятельности в соответствии с требованиями к их содержанию и оформлению, установленными правовыми актами главы города в сфере управления проектной деятельностью.
3.3. При получении документа, подлежащего размещению в архиве проекта, лицо, ответственное за ведение архива проекта, в течение 1 рабочего дня размещает документ в соответствующий раздел архива проекта в электронном виде с учетом требований, установленных приложением 1 к настоящему порядку. Лицом, ответственным за ведение архива проекта, является администратор проекта.
3.4. В архиве проекта в электронном виде хранятся электронные документы, электронные образы утвержденных (подписанных) документов по проекту в формате pdf, а также иные документы по проекту в формате doc, xlsx, jpeg и т.д.
Размещение документов с перекосами, в нечитаемом или перевернутом виде не допускается.
3.5. Электронные документы или электронные образы документов по проекту, размещенные в архиве проекта, именуются следующим образом:
- (шифр проекта) (пробел) (тире) (пробел) (наименование документа) (точка) (расширение документа), где шифр проекта указывается в соответствии с Реестром проектов администрации города;
- наименование документа. Для управленческих документов по проекту используются наименования, утвержденные Положением, иными правовыми актами в сфере управления проектной деятельностью.
Наименование документа указывается на русском языке с указанием даты и номера документа.
Пример наименования документа: 001-МПО - Статус-отчет по проекту N 1 от 01.02.2017.pdf. При именовании таких управленческих документов, как паспорт, календарный план проекта, итоговый отчет по проекту, в наименовании файла указывается только наименование документа на русском языке без указания даты и номера документа.
Пример наименования документа: 001-МПО - Календарный план проекта.pdf.

IV. Осуществление контроля за ведением архива проекта
участниками проектной деятельности

4.1. Проверку ведения архива проекта в электронном виде ежеквартально в соответствии с Положением осуществляет руководитель проекта.
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
4.2. Проверка ведения архива проекта в Сетевой папке осуществляется в соответствии с критериями, содержащимися в листе проверки ведения архива проекта участниками проектной деятельности (далее - лист проверки), форма которого предусмотрена приложением 2 к настоящему порядку.
(п. 4.2 в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
4.3. Лист проверки заполняется руководителем проекта по результатам проведения проверки ведения архива проекта участниками проектной деятельности и содержит шифр и полное наименование проекта, дату проведения проверки, наименование стадии жизненного цикла проекта на дату проведения проверки, а также сведения об объектах проверки, результатах проверки, иные сведения.
4.4. Проверке подлежат электронные образы документов по проекту (утвержденные документы).
4.5. По результатам проверки определяется соответствие или несоответствие объектов проверки установленным критериям.
4.6. В случае соответствия объекта проверки установленным критериям в графе "Результат" ставится знак "+", в случае несоответствия - знак "-", а в случае, если объект не подлежит проверке, - "0".
4.7. Графа "Примечание" содержит описание выявленных несоответствий и (или) иные сведения.
4.8. Заполнение и направление листа проверки в муниципальный проектный офис осуществляется руководителем проекта на бумажном носителе в течение 5 рабочих дней месяца, следующего за отчетным кварталом.
(п. 4.8 в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
4.9. Лист проверки является источником информации для расчета показателей, используемых для оценки выполнения проектных ролей участниками проектной деятельности при применении системы мотивации участников проектной деятельности.
(п. 4.9 в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
4.10. Муниципальный проектный офис в течение 5 рабочих дней с даты получения листа проверки осуществляет проверку достоверности сведений, указанных руководителем проекта в листе проверки, путем оценки ведения архива проекта в электронном виде на соответствие документов критериям, содержащимся в листе проверки.
В случае если указанные руководителем проекта в листе проверки сведения достоверны, в графе "Оценка муниципального проектного офиса" ставится знак "+", в случае недостоверности - знак "-".
Подписанный муниципальным проектным офисом лист проверки возвращается руководителю проекта для обеспечения его хранения в Сетевой папке.
(п. 4.10 в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)
4.11. Если муниципальным проектным офисом выявлено несоответствие фактического состояния архива проекта в электронном виде сведениям, которые указаны в листе проверки, муниципальный проектный офис сообщает о выявленном несоответствии руководителю проекта. При этом расчет показателей, используемых для оценки выполнения проектных ролей участниками проектной деятельности при применении системы мотивации участников проектной деятельности, осуществляется на основании сведений, зафиксированных муниципальным проектным офисом при проверке достоверности листа проверки, предоставленного в муниципальный проектный офис руководителем проекта.
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска от 29.09.2023 N 617-р)

Приложение 1
к порядку ведения архива проекта
участниками проектной деятельности
администрации города и осуществления
контроля за его ведением

ТРЕБОВАНИЯ
К РАЗМЕЩЕНИЮ ИНФОРМАЦИИ В АРХИВЕ ПРОЕКТА В ЭЛЕКТРОННОМ ВИДЕ

		Список изменяющих документов
(в ред. распоряжения Администрации города Нижневартовска
от 29.09.2023 N 617-р)		

N п/п	Объект проверки	Требования к размещению информации	
Раздел "Инициирование"	
1.	Проектная инициатива	проектная инициатива размещается в виде электронного документа или электронного образа документа <*>; любые документы, свидетельствующие о подписании, согласовании проектной инициативы, должны размещаться вместе с проектной инициативой (одним файлом)	
2.	Решение о запуске проекта (заключение муниципального проектного офиса, протокол заседания Проектного комитета администрации города)	заключение муниципального проектного офиса по результатам рассмотрения проектной инициативы и протокол заседания Проектного комитета администрации города, на котором принято решение о запуске проекта, размещаются в виде электронных документов или электронных образов документов	
Раздел "Подготовка"	
3.	Паспорт проекта	- первая версия паспорта проекта размещается в виде электронного документа или электронного образа документа; любые документы, свидетельствующие о подписании, согласовании, ознакомлении и утверждении первой версии паспорта проекта, должны размещаться вместе с паспортом проекта (одним файлом);
- для каждого запроса на изменение, которым вносились изменения в паспорт проекта, формируется отдельная версия паспорта проекта с соблюдением требований к наименованию файлов для обеспечения версионности документа	
4.	Календарный план проекта	аналогично с требованиями к паспорту проекта	
Раздел "Реализация"	
5.	Статус-отчеты	размещаются статус-отчеты, а также приложения к ним (при наличии) в виде электронных документов	
6.	Запросы на изменение в проекте	запрос на изменение в проекте размещается в виде электронного документа или электронного образа документа	
Раздел "Завершение"	
7.	Итоговый отчет	итоговый отчет размещается в виде электронного документа или электронного образа документа; любые документы, свидетельствующие о подписании, согласовании, ознакомлении и утверждении итогового отчета, должны размещаться вместе с итоговым отчетом (одним файлом)	
8.	Решение о завершении проекта (заключение муниципального проектного офиса, протокол заседания Проектного комитета администрации города)	заключение муниципального проектного офиса по результатам рассмотрения итогового отчета и протокол заседания Проектного комитета администрации города, на котором принято решение о завершении проекта, размещаются в виде электронных документов или электронных образов документов	
Раздел "Постпроект"	
9.	Документы	размещаются электронные документы или электронные образы документов по проекту, образующиеся на постпроектной стадии	
Раздел "Материалы и протоколы совещаний"	
10.	Протоколы совещаний	протоколы и иные материалы, образующиеся по результатам проведения совещаний по проекту (управляющего комитета, команды проекта и иных совещаний), размещаются в виде электронных документов или электронных образов документов	
Раздел "Прочее"	
11.	Документы, материалы	размещается документация по проекту, которая не относится к управленческим документам, при наличии необходимости ее хранения в архиве	

--------------------------------
<*> Электронный образ документа - электронная копия документа, изготовленного на бумажном носителе, полученная в результате сканирования оригинала документа.

Приложение 2
к порядку ведения архива проекта
участниками проектной деятельности
администрации города и осуществления
контроля за его ведением

		Список изменяющих документов
(введен распоряжением Администрации города Нижневартовска
от 29.09.2023 N 617-р)		

Лист проверки ведения архива проекта
участниками проектной деятельности
____________________________________________________________
(шифр и полное наименование проекта)

Стадия жизненного цикла проекта: ___________________________

N п/п	Объект проверки	Критерии	Результат	Примечание	Оценка муниципального проектного офиса	
1.	Проектная инициатива	наличие документа (в том числе наличие отметок, документов, позволяющих сделать вывод о согласовании)				
2.	Решение о запуске проекта (протокол или выписка из протокола заседания Проектного комитета администрации города)	наличие документа				
3.	Паспорт проекта	наличие документа (в том числе наличие отметок, документов, позволяющих сделать вывод о согласовании, утверждении, ознакомлении)				
4.	Календарный план проекта	наличие документа (в том числе наличие отметок, документов, позволяющих сделать вывод о согласовании, утверждении, ознакомлении)				
5.	Статус-отчеты	наличие документов				
6.	Запрос на изменение в проекте	наличие документа (в том числе сведений об утверждении)				
7.	Итоговый отчет	наличие итогового отчета (в том числе наличие сведений об утверждении)				
8.	Решение о завершении проекта (протокол или выписка из протокола заседания Проектного комитета администрации города)	наличие документа				
9.	Протоколы совещаний	наличие документов				
10.	Документы, материалы	наличие утвержденных, подписанных версий документации по проекту, которая не относится к управленческим документам				

Руководитель проекта					
		(подпись)		(расшифровка подписи)	
Дата проверки:
"___" _______________ 20___ г.	

Муниципальный
проектный офис					
		(подпись)		(расшифровка подписи)	
Дата проверки
"___" _______________ 20___ г.